Fehlende Belege & Mandanten-Portal
Verwaltet den Workflow von fehlenden Belegen – von der Erkennung über die Anforderung bis zur Ablage.
Belege importieren
- DATEV-Fehlende-Belege-Export hochladen
- Alle Posten werden mit Status „Offen" importiert
- Bekannte Portal-Domains (Amazon, Telekom etc.) werden gesondert markiert
Beim erneuten Hochladen einer Liste vergleicht das System automatisch mit den bestehenden Einträgen:
- Neue Posten werden hinzugefügt
- Bereits vorhandene werden übersprungen
- Erledigte Posten (nicht mehr in der neuen Liste) werden automatisch entfernt
Der Abgleich erfolgt jahresweise: Eine 2026er-Liste betrifft nur bestehende 2026er-Posten. Ältere Jahrgänge bleiben unverändert.
Status-Workflow
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Offen | Rot | Beleg fehlt, nichts unternommen |
| Erledigt | Grün | Beleg eingegangen |
| DATEV | Blau | In DATEV eingereicht |
| Eigenbeleg | Lila | Eigenbeleg erstellt |
Lieferantenliste
Über den Button 🏢 Lieferanten in der Toolbar öffnet sich ein Overlay mit allen bekannten Lieferanten.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Lieferantenname |
| Hinterlegte E-Mail-Adresse (bearbeitbar per ✏) | |
| Erfasst durch | KI = automatisch recherchiert, Manuell = manuell eingetragen |
| Score | Zuverlässigkeitswert der KI-recherchierten E-Mail (0–100) |
| Website | Erkannte Website des Lieferanten |
| Letzte Änderung | Datum der letzten Aktualisierung des Eintrags |
E-Mail-Adressen, die manuell eingetragen wurden, werden von der automatischen KI-Recherche nie überschrieben. Der Eintrag bleibt unverändert, auch wenn die KI eine andere Adresse findet.
Confidence-Score
Jede automatisch recherchierte E-Mail-Adresse erhält einen Zuverlässigkeitsscore von 0–100. Der Score zeigt, wie sicher die gefundene Adresse tatsächlich zum Lieferanten gehört.
| Score | Stufe | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| 70–100 | Hoch | Grün | E-Mail mit hoher Sicherheit korrekt |
| 45–69 | Mittel | Orange | Hinweise vorhanden, aber nicht eindeutig |
| 1–44 | Niedrig | Gelb | E-Mail gefunden, geringe Übereinstimmung |
| 0 | Nicht erkannt | Rot | Keine E-Mail gefunden |
Der Score ergibt sich aus mehreren Signalen:
- E-Mail im Suchergebnis gefunden (+15–25 je nach Quelle)
- Impressum-Seite als Quelle (+25 zusätzlich)
- E-Mail-Domain stimmt mit Website überein (+25)
- Firmenname korrekt erkannt (+15)
- Spezifische Adresse (keine Sammelbox wie info@) (+10)
Beim Anfragen über das Beleg anfragen-Fenster wird der Score mit Aufschlüsselung der einzelnen Punkte angezeigt.
Mandanten-Portal
Mandanten können fehlende Belege selbst über ein separates Portal hochladen.
Portal-Zugang einrichten
- Im Fehlende-Belege-Modul: Portal-Token generieren
- Link per E-Mail an den Mandanten schicken
- Mandant setzt beim ersten Login ein eigenes Passwort (mind. 8 Zeichen)
Was Mandanten im Portal sehen
- Nur ihre eigenen fehlenden Belege
- Upload-Funktion direkt im Portal
- Kein Zugang zu anderen Bereichen der Plattform
Das Portal-Login ist vom Kanzlei-Login vollständig getrennt. Portal-Zugangsdaten funktionieren nicht für die Kanzlei-Plattform und umgekehrt.