Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassung dokumentieren Sie Ihre Arbeitszeiten pro Mandant und Auftragsart. Alle Zeiten werden minutengenau erfasst und koennen als DATEV-kompatible Datei exportiert werden.
Aufbau
Das Modul hat fünf Bereiche, die Sie über die Tabs oben erreichen:
| Tab | Beschreibung |
|---|---|
| Stundenzettel | Tages-/Wochenansicht Ihrer Buchungen, Timer, manuelle Erfassung |
| Auswertungen | Stunden und Werte nach Mandant, Mitarbeiter oder Sonderleistungen |
| DATEV-Export | Exportiert gebuchte Zeiten als INI-Datei fuer DATEV Eigenorganisation |
| Sonderleistungen | Uebersicht aller als Sonderleistung markierten Buchungen |
| Einstellungen | Auftragsarten und Sonderleistungs-Katalog verwalten (nur Admin) |
Timer (Multi-Leistung)
Sie koennen mehrere Leistungen gleichzeitig offen haben. Immer nur eine Leistung laeuft aktiv, die anderen sind pausiert.
Timer starten
- Klicken Sie auf + Neue Leistung
- Waehlen Sie Mandant und Auftragsart
- Klicken Sie auf Timer starten
Bei den Auftragsarten Verwaltung und Sonstiges ist kein Mandant erforderlich. Bei allen anderen Auftragsarten ist der Mandant ein Pflichtfeld.
Der Timer laeuft sofort los. Vorherige aktive Timer werden automatisch pausiert.
Ueber dem Mandant-Feld erscheinen Vorschlags-Chips basierend auf Ihren letzten Buchungen. Ein Klick darauf startet sofort einen neuen Timer.
Zwischen Timern wechseln
Klicken Sie auf einen pausierten Timer-Tab, um ihn zu aktivieren. Der bisherige aktive Timer wird automatisch pausiert.
Timer abschliessen
Klicken Sie auf das X neben einem Timer-Tab. Es oeffnet sich der Sonderleistungs-Fragenkatalog. Nach der Beantwortung wird die Buchung gespeichert.
Alle offenen Timer werden um 23:59 automatisch gestoppt und als Buchungen gespeichert.
Manuelle Buchung
- Klicken Sie auf + Manuelle Buchung
- Fuellen Sie aus:
- Datum (Standard: heute)
- Mandant (Suche nach Nummer oder Name)
- Auftragsart (Dropdown)
- Programmart (optional – z.B. Rechnungswesen, Lohn, Word, Excel)
- Dauer (Minuten, h:mm oder Dezimalstunden)
- Beschreibung (optional, bei Sonderleistung Pflicht)
- Klicken Sie auf Weiter
- Beantworten Sie den Sonderleistungs-Fragenkatalog
Die eingegebene Dauer wird minutengenau uebernommen. Beispiel: 22 Minuten bleiben 22 Minuten.
Buchung bearbeiten
Klicken Sie auf eine bestehende Buchung, um sie zu bearbeiten. Im Bearbeiten-Dialog koennen Sie Mandant, Auftragsart, Programmart, Datum, Zeiten (Von–Bis) und Beschreibung aendern.
Bei manuellen Buchungen koennen Sie die Programmart frei waehlen (z.B. Rechnungswesen, Lohn, Word). Bei automatisch erfassten Buchungen wird die Programmart vom Desktop-Agent erkannt, kann aber nachtraeglich geaendert werden.
Sonderleistungs-Pruefung
Nach jeder Buchung (Timer oder manuell) erscheint eine kurze Pruefung in zwei Stufen:
Stufe 1: Drei Trigger-Fragen
Zuerst werden nur drei uebergeordnete Fragen angezeigt:
| Nr. | Frage | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Hatte der Mandant Sonderwuensche oder Probleme? | Korrekturen, fehlende Belege, Ersteinrichtung |
| 2 | Gab es Kontakt mit Behoerden oder Dritten? | Finanzamt, Einsprueche, Banken, Krankenkassen |
| 3 | Wurde etwas ueber die Routine hinaus gemacht? | Beratung, Recherche, Auswertungen |
- Bei Nein: Die Gruppe bleibt zugeklappt, alle Detail-Fragen gelten automatisch als "Nein"
- Bei Ja: Die zugehoerigen Detail-Fragen klappen auf
Stufe 2: Detail-Fragen
Die Detail-Fragen erscheinen nur fuer Trigger-Gruppen, die mit Ja beantwortet wurden:
- Pro Frage: Ja oder Nein ankreuzen
- Bei Ja: Dauer der Sonderleistung eingeben und optionaler Kommentar moeglich
- Wenn mindestens eine Detail-Frage mit Ja beantwortet wird: Beschreibungsfeld wird Pflicht
Schnell-Abschluss
Der Button Nichts Besonderes unten links setzt alle drei Trigger auf "Nein" und schliesst das Fenster sofort. Nutzen Sie diesen fuer den haeufigen Fall, dass nichts Besonderes angefallen ist.
Beantworten Sie die Fragen ehrlich. Die Antworten helfen der Kanzleileitung, zusaetzlich abrechenbare Leistungen zu identifizieren.
Kontextbasierte Ansicht (Stundenzettel)
Der Stundenzettel zeigt Ihre Arbeitszeit als kompakte Kontextbloecke. Statt einzelner 10-Minuten-Zeilen sehen Sie zusammenhaengende Arbeitsphasen pro Mandant.
So funktioniert die Kontext-Erkennung
Wenn Sie ein DATEV-Programm oeffnen (z.B. Kanzlei-ReWe, Lohn, AP Comfort), erkennt der Desktop-Agent automatisch den Mandanten und die Auftragsart. Alle anschliessenden Programme (Excel, Chrome, Word usw.) werden diesem Mandanten zugeordnet, bis Sie zu einem anderen Mandanten wechseln. Eine Toleranz von 3 Minuten verhindert, dass kurzes Hin- und Herwechseln zwischen Fenstern den Kontext unterbricht.
Taucht in einem DATEV-Fenstertitel eine Mandanten-Nummer auf, die in den Stammdaten nicht existiert, erscheint oberhalb der Tagesansicht ein gelber Warnhinweis mit Nummer, aufgelaufener Dauer und Beispieltitel. Legen Sie den Mandanten an oder pruefen Sie die Stammdaten – anschliessend werden die Zeiten automatisch zugeordnet.
Kontextbloecke
Jeder Block zeigt: Mandantenname und -nummer, Auftragsart, Zeitraum (von – bis) und Dauer in Minuten.
Die Farben richten sich nach der Auftragsart:
| Farbe | Auftragsart |
|---|---|
| Blau | Lohn |
| Gruen | FiBu |
| Violett | Abschluss |
| Orange | Steuererklaerung |
| Grau | Sonstiges |
Detailansicht
Klicken Sie auf einen Kontextblock, um die chronologische Programmuebersicht zu sehen. Dort wird angezeigt, welche Programme Sie waehrend dieser Arbeitsphase geoeffnet hatten und wie lange jeweils (sofern laenger als 1 Minute am Stueck).
Bloecke ohne Zuordnung
Arbeitszeit, die keinem Mandanten zugeordnet werden konnte, erscheint als heller Block mit der Beschriftung "Ohne Zuordnung". Sie koennen diesen Block nachtraeglich einem Mandanten zuweisen, indem Sie auf Zuordnen klicken und einen Mandanten auswaehlen.
Bloecke zusammenfuehren (Merge)
Wenn derselbe Mandant mit derselben Auftragsart in mehreren Bloecken erscheint (z.B. weil Sie zwischendurch kurz etwas anderes gemacht haben), erscheint ein Zusammenfuehren-Button. Damit werden die Bloecke zu einem einzigen zusammengefasst.
Bloecke aufteilen (Split)
Falls ein Block versehentlich zu lang ist oder verschiedene Taetigkeiten umfasst, koennen Sie ihn an einem beliebigen Zeitpunkt aufteilen.
SL-Status
Jede Buchung zeigt rechts einen kleinen Status-Badge fuer Sonderleistungen:
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| SL? (gelb) | Noch nicht geprueft – klicken zum Beantworten |
| SL (gruen) | Sonderleistung erfasst – klicken zum Bearbeiten |
| ✓ (dezent) | Geprueft, keine Sonderleistung |
Ungepruefte Buchungen werden in hellem Gelb dargestellt mit einem gelben Rand links.
Verwaltungs-Hilfsprogramme
Rechts neben dem Stundenzettel zeigt eine eigene Box Verwaltung Ihre nicht-mandantenbezogene Zeit. Klicken Sie auf die Box, um die Aufschluesselung zu sehen.
Was zaehlt zur Verwaltung?
Drei Arten von Zeit fliessen automatisch in die Verwaltung:
| Kategorie | Bedeutung |
|---|---|
| Einzel-Bloecke (≥ 3 min) | Hilfsprogramme wie Outlook, Chrome, Explorer, die Sie laenger als 3 Minuten am Stueck offen hatten und die nicht eindeutig einem Mandant-Kontext zugeordnet werden konnten. |
| Generische Programme unter 3 Minuten | Kurze Wechsel zu Outlook, Explorer, Browser usw., Mikropausen (kurze stille Phasen am PC) und bereits exportierte Hilfsprogramm-Buchungen. Werden automatisch zusammengefasst, damit der Stundenzettel uebersichtlich bleibt. |
Die Summe beider Zeilen ergibt Verwaltung gesamt.
Einzelne Bloecke einem Mandanten zuordnen
Jeder Einzel-Block (≥ 3 min) hat einen Entheften-Button. Damit holen Sie den Block aus der Verwaltung heraus und koennen ihn per Drag & Drop einem Mandanten-Block im Stundenzettel zuweisen – z.B. wenn ein 7-Minuten-Outlook-Block zu einer FiBu-Sitzung gehoerte.
Tagesarbeitszeit = DATEV-Export
Die angezeigte Tagesarbeitszeit oben (z.B. 9:11) ist die echte Anwesenheit am PC: vom ersten bis zum letzten Tick des Desktop-Agents, abzueglich Pausen ueber 60 Minuten.
Diese Zahl entspricht exakt dem, was beim DATEV-Export gebucht wird. Das System fuellt automatisch alle Differenzen mit Mikropausen und Verwaltungs-Buchungen auf, damit Sie nie mehr oder weniger Zeit exportieren als Sie tatsaechlich anwesend waren.
Nachtraegliche Aktivitaet (bei bereits exportierten Mandanten)
Wenn der Desktop-Agent nach einem DATEV-Export weitere Block-Aktivitaet fuer einen bereits exportierten Mandanten erkennt, legt das System automatisch eine zusaetzliche Buchung „Nachtraegliche Aktivitaet" fuer die Differenz an. So geht keine Zeit verloren, wenn Sie z.B. nachmittags noch einmal kurz an einem Mandanten arbeiten, der morgens schon im Export war.
Diese Nachtrags-Buchungen sind ganz normale Entwurfs-Buchungen und kommen mit dem naechsten Export mit.
Buchungsliste
Die Buchungsliste zeigt alle Buchungen fuer den gewaehlten Tag oder die Woche. Jede Zeile zeigt:
- Mandant (Nummer + Name)
- Auftragsart
- Dauer in Minuten (minutengenau)
- Wert in Euro (Minuten / 60 x Stundensatz)
- Sonderleistungs-Badge
- Status (Gebucht / Exportiert)
Exportierte Buchungen koennen nicht mehr bearbeitet oder geloescht werden.
Auswertungen
Drei Ansichten stehen zur Verfuegung:
| Ansicht | Inhalt |
|---|---|
| Nach Mandant | Stunden und Wert pro Mandant, aufgeschluesselt nach Auftragsart |
| Nach Mitarbeiter | Stunden pro Mitarbeiter, aufgeschluesselt nach Mandant |
| Sonderleistungen | Alle bestatigten Sonderleistungen mit kumuliertem Wert |
Filtern Sie nach Zeitraum oben in der Filterleiste.
DATEV-Export
Der Export erstellt eine INI-Datei, die in DATEV Eigenorganisation comfort importiert werden kann.
- Waehlen Sie den Zeitraum
- Klicken Sie auf Vorschau laden
- Pruefen Sie die Warnungen (fehlende DATEV-Nummern etc.)
- Klicken Sie auf DATEV-Export erstellen
- Die INI-Datei wird heruntergeladen
Damit der Export funktioniert, muessen folgende Felder gepflegt sein:
- DATEV-Mitarbeiternummer in der Nutzerverwaltung
- DATEV-Aufwandsposition (AUFWID) und Auftragsartengruppe (STGRUPPE) bei den Auftragsarten
Vergangene Exporte finden Sie in der Export-Historie mit erneutem Download-Link.
Auftrags-Zuordnung beim Export
Vor dem Export prueft das System automatisch, ob jede Buchung einem DATEV-Auftrag zugeordnet werden kann. Dabei wird fuer jede Buchung anhand von Mandant, Auftragsart und Veranlagungsjahr (VJ) ein passender Auftrag gesucht.
- Automatische Erkennung: Wenn genau ein passender Auftrag existiert, wird er automatisch zugeordnet – Sie muessen nichts tun.
- Mehrere Treffer: Wenn mehrere Auftraege in Frage kommen, wird der wahrscheinlichste vorausgewaehlt. Sie koennen die Auswahl aendern.
- Kein Treffer: Wenn kein passender Auftrag gefunden wird, koennen Sie aus der Liste vorhandener Auftraege waehlen oder eine neue Auftragsnummer eingeben.
Das Veranlagungsjahr wird automatisch aus dem DATEV-Fenstertitel erkannt (z.B. "ESt 2025" → VJ 2025, "01/2026" → VJ 2026). Falls keine Jahreszahl erkennbar ist, wird das aktuelle Jahr angenommen.
Sonderleistungen-Uebersicht
Diese Ansicht ist fuer die Kanzleileitung gedacht:
- Alle Buchungen mit bestatigten Sonderleistungen
- Gruppiert nach Mandant
- Abrechnungsstatus: Haekchen setzen wenn die Sonderleistung abgerechnet wurde
- Lohn-30-Min-Schwelle: Warnung wenn Lohn-Sonderleistungen unter 30 Minuten liegen
Einstellungen (nur Admin)
Auftragsarten
Verwalten Sie die verfuegbaren Auftragsarten (z.B. FIBU, LOHN, JAST). Pro Auftragsart koennen Sie das DATEV-Mapping konfigurieren:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kuerzel | Plattform-Kuerzel (z.B. FIBU) |
| DATEV AUFWID | Aufwandspositionsschluessel fuer den Export |
| DATEV STGRUPPE | Auftragsartengruppe fuer den Export |
| DATEV AUFTRART | Auftragsart fuer den Export (optional) |
Sonderleistungs-Katalog
Verwalten Sie die Fragen des Sonderleistungs-Fragenkatalogs. Pro Frage koennen Sie konfigurieren:
- Kategorie (FiBu, Lohn, Kommunikation FA, Kommunikation Mandant, Sonstiges)
- Trigger-Gruppe (1 = Sonderwuensche/Probleme, 2 = Behoerden/Dritte, 3 = Ueber Routine hinaus)
- Auftragsart-Filter (fuer welche Auftragsarten die Frage erscheint)
- Schwelle (ab wie vielen Minuten die Frage angezeigt wird)
- Verguetungstyp (Zeitgebuehr, Pauschal, Im Rahmen des Auftrags)