Abwesenheitsplaner

Abwesenheit einreichen

1. Art wählen: Urlaub, Krank, Berufsschule, Homeoffice oder Sonstiges
2. Bei Berufsschule/Homeoffice: Wochentage auswählen (z.B. Di, Do)
3. Von-Datum und Bis-Datum auswählen
4. Optional: Notiz eingeben (z.B. Erreichbarkeit)
5. Einreichen klicken
6. Status erscheint als „Beantragt" (gelb) – warte auf Genehmigung. Bei Krank/Berufsschule/Homeoffice ist der Eintrag direkt „Genehmigt".

Eintrag für andere Mitarbeiter (nur Admin/Kanzleileitung)

Admin, Kanzleileitung und Superadmin sehen im Formular zusätzlich das Feld „Für Mitarbeiter". Damit können Abwesenheiten für andere Personen eingetragen werden – diese Einträge sind sofort genehmigt.

Wiederkehrende Abwesenheiten

Für regelmäßige Abwesenheiten (z.B. Berufsschule jeden Dienstag und Donnerstag) einfach den Zeitraum und die Wochentage auswählen. Das System erstellt automatisch Einträge nur für die gewählten Tage. In der Antragsliste wird die Serie gruppiert angezeigt.

Abwesenheitsarten

Art	Zählt als Urlaub?	Genehmigung	Kalender-Darstellung
Urlaub	Ja	Manuell durch Kanzleileitung/Admin	Durchgezogener Farbstreifen
Krank	Nein	Automatisch genehmigt	Gestrichelter Farbstreifen
Berufsschule	Nein	Automatisch genehmigt	Gestrichelter Farbstreifen
Homeoffice	Nein	Automatisch genehmigt	Gestrichelter Farbstreifen
Sonstiges	Nein	Manuell durch Kanzleileitung/Admin	Gestrichelter Farbstreifen

Nur Urlaub verbraucht Urlaubstage

Krank, Berufsschule, Homeoffice und Sonstiges werden nicht vom Urlaubskontingent abgezogen.

Antrag zurückziehen

Solange der Status „Beantragt" ist, kann der eigene Antrag über den Löschen-Button zurückgezogen werden.

Berufsschule/Homeoffice bearbeiten

Berufsschule- und Homeoffice-Einträge können auch nach der Genehmigung noch bearbeitet oder gelöscht werden:

1. In der Antragsliste auf „Bearbeiten" klicken
2. Zeitraum, Wochentage oder Notiz anpassen
3. „Speichern" klicken – die Änderung wird sofort übernommen

Flexibel anpassbar

Bei wiederkehrenden Serien (z.B. Berufsschule Di+Do) wird beim Speichern die gesamte Serie aktualisiert.

Urlaubstage-Anzeige

Oben im Modul wird angezeigt:

Feld	Bedeutung
Resturlaub	Nicht verbrauchte Urlaubstage aus dem Vorjahr (nur sichtbar wenn > 0)
Gesamt	Jahresanspruch inkl. Resturlaub (wird in der Administration hinterlegt)
Genommen	Bereits genehmigte Urlaubstage im laufenden Jahr
Beantragt	Eingereichte, noch nicht genehmigte Urlaubstage
Offen	Gesamt minus Genommen minus Beantragt

Resturlaub wird zuerst verbraucht

Der Resturlaub aus dem Vorjahr wird automatisch zum Gesamt-Kontingent addiert und zuerst verbraucht. Der Wert wird von der Kanzleileitung oder einem Admin pro Mitarbeiter eingetragen.

Berechnungsregeln

• Bundesfeiertage werden herausgerechnet
• Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) zählen als je 0,5 Tage wenn sie auf einen Arbeitstag (Mo–Fr) fallen
• Wochenenden zählen nicht

Urlaubstage pro Antrag

Bei jedem Urlaubsantrag wird angezeigt, wie viele Arbeitstage dieser Antrag umfasst. Die Berechnung berücksichtigt Wochenenden, Feiertage sowie halbe Tage an Heiligabend und Silvester. Die Anzeige erscheint sowohl in der eigenen Antragsliste als auch in der Verwaltungsübersicht.

Anträge genehmigen / ablehnen

Nur für Kanzleileitung und Admin sichtbar

1. Alle offenen Anträge erscheinen in der Übersicht mit einer Tage-Spalte, die die berechneten Urlaubstage zeigt
2. Grüner Button → Genehmigen
3. Roter Button → Ablehnen
4. Mit den Filtern oben können Anträge nach Mitarbeiter und/oder Abwesenheitsart eingeschränkt werden

Überschneidungen

Bei Überschneidungen mit anderen Urlauben erscheint ein Warnhinweis. Die Genehmigung ist trotzdem möglich – die Warnung ist nur ein Hinweis.

Dashboard-Ansicht

Im Dashboard werden alle genehmigten Abwesenheiten in einer Übersichtstabelle angezeigt. Verschiedene Abwesenheitsarten sind farblich unterschieden:

Farbe	Art
Grün	Urlaub
Rot	Krank
Blau	Berufsschule
Violett	Homeoffice
Grau	Sonstiges

Die Legende wird in der Kopfzeile der Tabelle angezeigt.

KI-Neuverteilung starten

Nach Genehmigung eines Antrags kann direkt aus dem Abwesenheitsplaner der KI-Auslastungsausgleich gestartet werden:

1. Beim genehmigten Antrag auf „KI-Neuverteilung" klicken
2. Der Abwesenheitszeitraum ist bereits vorausgefüllt
3. Weiter wie im KI-Auslastungsausgleich

Dashboard-Badge

Das rote Badge auf der Abwesenheitsplaner-Kachel ist nur für Kanzleileitung und Admin sichtbar und zeigt die Anzahl ausstehender Genehmigungen.